Con il verbale di assemblea condominiale è possibile rendere note le delibere della riunione agli assenti. Vediamo quali sono nel dettaglio gli elementi di questo documento

Il verbale dell’assemblea condominiale è un documento che riassume i dibattiti e le decisioni assunte nell’ambito della riunione di condominio. È compito dell’amministratore redigere e inviare il documento ai condomini assenti nei giorni successivi alla conclusione dell’incontro, ma è sempre preferibile trasmetterlo a tutti i residenti dell’edificio. Nonostante la rilevanza del verbale dell’assemblea condominiale, la legge non fornisce dettagli specifici, limitandosi a stabilire che deve essere redatto per iscritto. Pertanto, cerchiamo di capire come funziona la redazione e l’invio di tali verbali individuando anche i casi in cui le deliberazioni in essi contenute sono passibili di impugnazione e annullamento.

Verbale di assemblea condominiale: definizione e redazione

Il verbale di assemblea condominiale costituisce una rappresentazione scritta degli eventi verificatisi nella riunione di condominio. Nel Codice civile, il verbale di assemblea condominiale viene menzionato all’art. 1136 c.c. Tuttavia, è importante notare che le norme codicistiche non dicono molto a riguardo e che tale documento non può riprodurre integralmente ogni parola o fatto avvenuto durante l’incontro dei condomini.

Pertanto, nel pratico, si tratta di una sintesi che riflette la prospettiva personale di chi redige il documento, generalmente l’amministratore, il segretario o il presidente dell’assemblea di condominio. In tal modo, il redattore potrebbe scegliere di riportare alcuni fatti e trascurarne altri, o addirittura distorcere la rappresentazione degli stessi, il che può portare a controversie tra gli interessati e all’impugnazione delle delibere.

Benché la normativa vigente non indichi specifiche formalità per la stesura del verbale dell’assemblea condominiale, dottrina e giurisprudenza affermano che il documento deve contenere almeno le informazioni essenziali al fine di:

• identificare i partecipanti della riunione;
• individuare le decisioni prese e chi ha autorizzato tale decisione (in sostanza, i nomi e i millesimi di voti favorevoli e contrari).

Se questo rappresenta il contenuto minimo del documento, il modello ideale di verbale di assemblea condominiale deve contenere anche:

• tipologia di assemblea (ordinaria o straordinaria) e convocazione (prima o seconda);
• data, ora, luogo e ordine del giorno dell’assemblea;
• dettagli sulla costituzione, nomina del presidente e del segretario, verifica di avvisi e deleghe, presenze e calcolo dei valori millesimali;
• indicazione dei condomini assenti con diritto di impugnare le delibere;
• relazione dettagliata su discussione, interventi, voti e risultati per ciascun punto all’ordine del giorno, distinguendo favorevoli, contrari e astenuti;
• dichiarazione di scioglimento dell’assemblea;
• firme dell’amministratore, del presidente o del segretario alla fine del documento.

L’omissione delle informazioni necessarie rende il verbale di assemblea condominiale soggetto a possibile annullamento.

Chi deve ricevere il verbale di assemblea condominiale?

L’amministratore è tenuto a inviare una copia completa del verbale dell’assemblea condominiale agli assenti alla riunione, in modo tale da consentire loro di impugnarlo entro un periodo di 30 giorni, come desumibile dal secondo comma dell’articolo 1137 c.c. Tuttavia, è buona norma inviare il verbale anche ai partecipanti presenti all’assemblea.

Quanto tempo ha l’amministratore per inviare il verbale di assemblea?

Entro quando inviare il verbale di assemblea condominiale? Come già affermato, non vi sono tempistiche specifiche nella normativa di riferimento. Tuttavia, è consigliabile inviare il verbale delle riunioni nei giorni immediatamente successivi. Sono due i motivi principali per cui il verbale di assemblea condominiale è obbligatorio e dev’essere inviato a pochi giorni dalla conclusione della riunione:

• consentire ai condomini assenti di essere informati sulle deliberazioni assunte;
• facilitare la valutazione della possibilità di impugnare le decisioni assunte entro 30 giorni.

Pertanto, per chi si chiede quanto tempo passa dall’assemblea condominiale all’invio del verbale, la verità è che ciò è lasciato alla discrezione dell’amministratore. Tuttavia, è di interesse generale che questa comunicazione avvenga tempestivamente, nei giorni successivi allo scioglimento dell’assemblea. In particolare, a partire dalla data di comunicazione, decorrono 30 giorni durante i quali gli assenti possono richiedere l’annullamento delle decisioni prese; dunque, è importante che tali soggetti recuperino le informazioni in tempi utili.

Come deve essere inviato il verbale di assemblea condominiale?

Il verbale di assemblea condominiale va trascritto in un registro, anche un semplice quaderno. Infatti, non sono richieste formalità particolari per questo aspetto e non serve bollatura.

È bene inoltre ricordare che è compito dell’amministratore conservare i documenti relativi all’edificio, sia in riferimento al rapporto con i condòmini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio, fatta eccezione per i condomini per i quali si redige verbale di assemblea condominiale senza amministratore. In questo caso, spetta a tutti i condomini, in particolar modo al facente funzione.

Ad ogni modo, generalmente, il verbale di assemblea viene inviato tramite raccomandata. Nel caso di assenza dal domicilio, la consegna della notifica del verbale deve essere considerata simile a quella di un atto giudiziario. Pertanto, se eseguita tramite il servizio postale senza consegna a mano al destinatario o al suo delegato, si perfeziona solo dopo dieci giorni dal momento in cui l’avviso di giacenza viene inserito nella cassetta delle lettere del destinatario (legge n. 892/1982).

Annullabilità del verbale di assemblea condominiale

In mancanza di un verbale scritto, l’assemblea di condominio è considerata inesistente, mai avvenuta, comportando la nullità assoluta delle deliberazioni e la possibilità di impugnarle senza limiti di tempo

Quando si parla di annullabilità del resoconto dell’assemblea, tuttavia, è bene sottolineare le circostanze in cui tali documenti sono comunque ritenuti validi. Ad esempio, è bene sapere che il verbale di assemblea condominiale non firmato dal presidente può comunque mantenere la sua validità. La delibera non può essere annullata anche se il verbale non specifica i condomini che hanno votato a favore. Tuttavia, è essenziale che il verbale includa l’elenco di tutti i condomini presenti, con i rispettivi millesimi e le indicazioni specifiche sugli astenuti e i contrari. (Cass. 19 novembre 2009 n. 24456).

Quanto invece alla validità di un verbale di assemblea condominiale redatto successivamente, il Codice civile, in riferimento ai verbali delle adunanze societarie (applicabile per analogia a tali documenti di condominio) stabilisce solamente che deve essere redatto “senza ritardo”, rimanendo silente sulla necessità di una redazione immediata. Generalmente, tuttavia, il documento viene scritto durante lo svolgimento dei lavori.

Il verbale dell’assemblea condominiale falso 

Il documento che registra le deliberazioni dell’assemblea condominiale è da considerarsi come una scrittura privata. Di conseguenza, la validità probatoria del verbale, che porta le firme del presidente e del segretario, si limita alla conferma dell’origine delle informazioni da parte dei firmatari, senza estendersi al contenuto del testo.

Inoltre, poiché sia l’amministratore di condominio, il presidente che il segretario dell’assemblea non ricoprono la qualifica di pubblici ufficiali, il verbale dell’incontro non assume carattere pubblico. Di conseguenza, è suscettibile di contestazione senza la necessità di avviare un procedimento giudiziario per querela di falso. Per cui, riportare informazioni non veritiere nel verbale non costituisce reato e non permette di ricorrere allo strumento della querela.

Per contestare il verbale dell’assemblea condominiale ritenuto non veritiero, è dunque possibile avviare una causa legale presso un tribunale, con il supporto di un avvocato. Affinché un condomino possa contestare la precisione del verbale e dimostrare che l’incontro si è svolto in modo diverso da quanto riportato o che è stata omessa una circostanza rilevante, è obbligato a presentare un’impugnazione entro 30 giorni.

Ricade su tale soggetto l’onere della prova, che implica la necessità di dimostrare la veridicità delle affermazioni fatte e riportate nel verbale. Questo potrebbe coinvolgere la presentazione di testimonianze da parte di altri condomini che possano confermare la sua versione dei fatti.

fonte:idealista